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Aus dem „Feuerlöscher-Modus“ ausbrechen: Tools zur Stressreduzierung im Labor

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Erschreckend sind die Ergebnisse der aktuellen Umfrage des Medizinerberufsverbandes (VMF) zum Stressniveau in Dentallaboren: 72 Prozent der angestellten Zahntechniker in Deutschland, darunter auch Meister mit Verwaltungsaufgaben, geben an, dass sie bei der Arbeit unter Stress stehen wird als hoch bewertet. Laborbesitzer sind keine Ausnahme. Die Ergänzung dieser Forschung mit US-Daten (Anatomy of Work Index 2021, Haas School of Business, University of California, Berkeley) zeigt, dass sich durchschnittlich 9 von 10 Mitarbeitern gestresst fühlen. Selbst wenn man berücksichtigt, dass die Studie den Zeitraum der Pandemie einbezog, sind die Zahlen verheerend. Einerseits vor dem Hintergrund der psychischen Gesundheit, andererseits vor dem Hintergrund der Frage, jungen Talenten berufliche Inspiration geben zu wollen. Werfen wir also einen Blick auf die Dinge, die Sie beeinflussen können, um den Stress in Ihrem Alltag und dem Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren.

Jeder hat seine eigene, einzigartige Wahrnehmung von Stress und Stressfaktoren. Die beiden wichtigsten Stressbereiche sind:

Arbeitsumgebung

  • Mangelnde Planungsfähigkeit (unvorhergesehene Probleme mit Materialien oder Geräten, häufige Unterbrechungen durch Telefonanrufe, Reparaturen oder Arbeitsübernahmen von kranken Kollegen)
  • Zeit- und Termindruck (zusammen mit hohen Qualitätsanforderungen)
  • Arbeitsbelastung (Menge und Komplexität der Aufgaben)
  • fehlende Information
  • Körperliche Belastung (hoher Lärmpegel, unergonomische Arbeitshaltung)

soziales Umfeld

  • Mangelnde Dankbarkeit (Auswirkungen auf die psychische Gesundheit)
  • Konflikte und die eigene Denkweise (Introspektion)

Tools zur Stressreduzierung

Praxistipp 1: Prüfen – Was liegt in Ihrer Macht und Ihrem Einfluss?

In unserem Einflussbereich gibt es mehr, als wir auf den ersten Blick denken. In manchen Fällen sind wir einfach nicht bereit, die Konsequenzen zu tragen. Natürlich könnte man auch so etwas machen: Sie können beispielsweise Zahnarztkunden zu langen Terminen zwingen, Reparaturen nur nach vorheriger Ankündigung annehmen oder kürzere Produktionszeiten nur in Ausnahmefällen zulassen. Neue Geschäftsbedingungen könnten in der Folge zum Abschied der Kunden führen. Aber wenn Sie weiter darüber nachdenken und weiterhin mit diesen Kunden zusammenarbeiten, kann es sein, dass einige Ihrer Mitarbeiter gestresst oder überarbeitet werden und am Ende krank werden oder Urlaub nehmen. Bitte führen Sie hier einen „Preisvergleich“ durch. Welchen Preis sind Sie bereit zu zahlen?

Denkanstoß: Derzeit ist es einfacher, neue Umsätze und neue Kunden zu gewinnen als mit qualifiziertem Fachpersonal. Halten Sie Ihre Mitarbeiter stressfrei, arbeiten Sie mit klaren Richtlinien für die ordnungsgemäße Auslastung und Kapazitätsplanung sowie Terminplanung und machen Sie Ihr Reparaturgeschäft vorhersehbarer (Voranmeldung, begrenzte Anzahl, verlängerte Reparaturzeiten). Kommunizieren Sie aktiv mit Kunden, um sie anzuleiten.

Praxistipp 2: Nutzen Sie das Pareto-Prinzip!

Oftmals sind es nur wenige Faktoren, die zu erheblichem Stress führen. Dies liegt am Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel. Das bedeutet, dass Sie mit nur 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse erzielen können. Gleichzeitig benötigen die restlichen 20 Prozent 80 Prozent der Ressourcen. Welche 20 Prozent reduzieren den Stress um 80 Prozent, wenn man sie auf unser Stressniveau anwendet?

Viele Unternehmen, darunter auch Labore, erwirtschaften etwa 80 Prozent ihres Umsatzes mit etwa 20 Prozent ihrer Kunden. Gehören stressige, unstrukturierte Gewohnheiten zu den anderen 80 %? Sie können auch sehen, ob 20 % Ihrer Produkte 80 % Ihres Umsatzes ausmachen. Welche 20 Prozent Ihrer Mitarbeiter erwirtschaften 80 Prozent Ihres Umsatzes? Streben Sie eine Zahl zwischen 80 und 20 an? Dann werfen Sie einen Blick auf Ihr Unternehmen. Sie werden überrascht sein, wie viel höhere Effektivität und Effizienz Sie mit Ihrer neuen Entscheidungsinfrastruktur erreichen werden.

Praxistipp 3: Je weniger strukturiert Ihr Arbeitsalltag ist, desto mehr brauchen Sie eine strukturierte Vorgehensweise

Meiner Erfahrung nach habe ich es oft mit Laborbesitzern zu tun, die jeden Tag das Gefühl haben, in einer Art „Feuerlöschmodus“ zu sein. Sobald Sie morgens das Labor betreten, rennt der erste Mitarbeiter auf Sie zu und stellt Ihnen die erste Frage. Am 27.06.2019 kam es zu einer ersten Katastrophe, bei der gesundheitliche Probleme bekannt gegeben, Rückrufe erbeten und Termine verschoben werden mussten. Und dann, bumm, sind sie im „Feuerlöscher-Modus“ und müssen das erste Feuer löschen.

Natürlich ist der Laboralltag nicht die Aufgabe der Beamten im Rathaus. Deshalb müssen Sie Ihre Tagesstruktur planvoller angehen und Ihre Verantwortlichkeiten und Prozesse optimieren, damit nicht alles von Ihnen abhängt.

Empfehlungen für einen besser geplanten Arbeitsalltag

  • Rückwärtsplanung: Planen Sie Ihr Projekt rückwärts für wichtige Großprojekte oder für Ergebnisse, die sich über mehrere Monate erstrecken. Schauen Sie sich als Nächstes jeden Monat an und teilen Sie die Maßnahme in die entsprechenden Wochen des Monats auf, um einzelne Aufgaben zu verteilen. Wichtig ist, nicht weiter darauf einzugehen. Bewältigen Sie Ihre wöchentlichen Aufgaben! Das bedeutet, dass das Wichtige nicht immer dem Dringenden zum Opfer fällt.
  • Klarheit: Konzentrieren Sie sich neben Ihrer täglichen Arbeit auf die Aufgaben, die Sie Ihren wichtigsten Zielen am nächsten bringen. Wer kann Sie dabei unterstützen? Wählen Sie eine Sache aus, die Sie heute unbedingt tun möchten. Das ist alles, aber jeden Tag eine Sache. Am Ende der Woche werde ich eine kurze Zusammenfassung erstellen. Haben Sie Ihre wöchentlichen Ziele erreicht oder gibt es etwas, das Ihnen im Gedächtnis geblieben ist und das Sie auf die nächste Woche übertragen möchten?
  • Routine und Struktur: Entspannen Sie sich und beginnen Sie Ihren Morgen 40 Minuten früher. Gehen Sie zunächst in Ihr Büro oder Ihren PC-Arbeitsplatz, starten Sie Ihr E-Mail-Programm, öffnen Sie Ihren Kalender und überprüfen Sie Ihre Wochenpläne und konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben des Tages. Eliminieren Sie so weit wie möglich alle Überraschungen, wie zum Beispiel unangekündigte Besuche von Industrie, Vertretern und Patienten (Ihr Macht- und Einflussbereich – erinnern Sie sich?). Planen Sie einen Zeitrahmen für die Technologie (meistens), aber am wichtigsten ist, planen Sie einen Zeitrahmen für die Fokuszeit. Denken Sie auch an die 80/20-Regel. Wenn Sie 20 Prozent Ihrer Zeit (richtig!) verbringen, können Sie 80 Prozent Ihrer Aufgaben erledigen, insbesondere die, die wichtig, aber nicht dringend sind.

Abschluss

Um aus dem „Feuerlöscher-Modus“ herauszukommen und den Alltagsstress zu reduzieren, bedarf es einer bewussten Tagesstruktur. Natürlich haben wir auch den Raum und den Zeitrahmen für all die unermesslichen Dinge, die die Zahntechnik mit sich bringt. Mit diesem Ansatz können Sie sich in eine Welt voller unterschiedlicher Erfahrungen begeben und Ihrem Unterbewusstsein klar machen, dass Sie „die Kontrolle“ über Ihren Tag haben. Und das ist der Schlüssel zu unserem Stressempfinden. Kommen Sie nicht an den Punkt, an dem, wie Harvard-Dozent Michael Gartner einmal sagte: „Oft ist es die Verschwendung von nur 20 Prozent Ihrer Arbeit, die Ihnen 80 Prozent des Spaßes nimmt.“

Dieser Beitrag ist ZT Zaantechnik Zeitung Erschien.



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